ACUERDO DEL GRUPO INTERDISCIPLINARIO EN MATERIA DE ARCHIVOS DEL INSTITUTO NACIONAL ELECTORAL POR EL QUE SE APRUEBAN LAS RECOMENDACIONES SOBRE: DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS FÍSICOS; PARA LA SEGURIDAD Y ASIGNACIÓN DE ACCESO, USO, ALMACENAMIENTO Y, EN SU CASO, CONSERVACIÓN DE LA INFORMACIÓN; ASÍ COMO LAS ESTRATEGIAS PARA LA PRESERVACIÓN DIGITAL A LARGO PLAZO DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO ELECTRÓNICOS.

Abstract

PRIMERO. Se aprueban las Recomendaciones sobre digitalización de documentos físicos, las cuales se incluyen como anexo 1 del presente Acuerdo y forma parte del mismo. SEGUNDO. Se aprueban las Recomendaciones para la seguridad y asignación de acceso, uso, almacenamiento y, en su caso, conservación de la información, las cuales se incluye como anexo 2 del presente Acuerdo y forma parte del mismo. TERCERO. Se aprueban las Estrategias para la preservación digital a largo plazo de los documentos de archivo electrónicos, las cuales se incluyen como anexo 3 del presente Acuerdo y forma parte del mismo. CUARTO. Derivado de los conceptos técnicos que se contemplan en las Recomendaciones y Estrategias referidas en los acuerdos PRIMERO, SEGUNDO Y TERCERO del presente documento, se deberán difundir por parte de la Unidad Técnica de Servicios de Informática con apoyo de la Unidad Técnica de Transparencia y Protección de Datos Personales, material informativo tales como: infografías, material audiovisual, etc., con las definiciones técnicas previstas en ellos, a efecto de socializar de manera comprensible y exitosa su contenido a toda la estructura por los canales de comunicación organizacional. QUINTO. Se instruye a la Secretaría Técnica de este Grupo Interdisciplinario difundir el presente Acuerdo entre las y los titulares de las Unidades Responsables y Responsables de Archivo de Trámite de órganos centrales y desconcentrados. SEXTO. Se instruye a la Secretaría Técnica para realizar las gestiones necesarias para la publicación del presente Acuerdo y sus anexos en el portal de internet del Instituto Nacional Electoral y en NormalNE. SÉPTIMO. El presente acuerdo y sus anexos entrarán en vigor el día de su aprobación por parte de este Grupo Interdisciplinario en materia de archivos. El presente Acuerdo fue aprobado en la primera sesión ordinaria de 2023 del Grupo Interdisciplinario en materia de archivos del Instituto Nacional Electoral, celebrada el 15 de diciembre de 2023.